Services – Assistance à l’intégration

L’intégration est un proces­sus crucial par lequel les nouveaux employés acquièrent les connais­sances, les compé­tences et les compor­te­ments néces­saires à leur inté­gra­tion dans une organisation.

Elle commence par les tâches admi­nis­tra­tives et l’ac­cueil du premier jour, géné­ra­le­ment gérés par les RH. Viennent ensuite la forma­tion spéci­fique au poste et l’in­té­gra­tion à l’équipe. Cette étape de l’in­té­gra­tion, géné­ra­le­ment prise en charge par le mana­ger du nouvel employé, peut l’ai­der à nouer des rela­tions, à comprendre la dyna­mique d’équipe et à se sentir inté­gré à l’organisation.

Pourquoi une (bonne) inté­gra­tion est importante

Une mauvaise expé­rience d’in­té­gra­tion peut lais­ser les employés mal à l’aise, confus et dépri­més. Cela a bien sûr un impact sur la produc­ti­vité et la réten­tion du person­nel. Une mauvaise expé­rience d’in­té­gra­tion peut réduire l’en­ga­ge­ment de vos employés. Des rapports montrent que les employés désen­ga­gés coûtent aux entre­prises l’équi­valent de 18 % de leur salaire. Et le désen­ga­ge­ment s’ac­com­pagne de démis­sions : 50 % des nouveaux employés envi­sagent de quit­ter leur emploi après l’in­té­gra­tion, un chiffre qui grimpe à 80 % pour ceux qui se sentent insuf­fi­sam­ment formés en raison d’une mauvaise inté­gra­tion. À l’in­verse, seule­ment 7 % des employés bien formés envi­sagent de partir peu de temps après.

Malgré toutes les preuves de l’im­por­tance d’une bonne inté­gra­tion, la plupart des mana­gers et des orga­ni­sa­tions ne la maîtrisent pas. L’enquête menée en 2023 par Paychex révèle que seule­ment 52 % des nouveaux embau­chés se disent satis­faits de leur expé­rience d’in­té­gra­tion, 32 % la trou­vant confuse et 22 % désor­ga­ni­sée. Les télé­tra­vailleurs sont moins bien lotis : 36 % d’entre eux trouvent le proces­sus déroutant.

Il est essen­tiel pour les nouveaux mana­gers de combler ces lacunes afin de fidé­li­ser leurs coéqui­piers et de main­te­nir leur productivité.

Comment opti­mi­ser votre proces­sus d’intégration

Les mana­gers ne maîtrisent pas toujours tous les aspects de l’in­té­gra­tion d’un employé. Par exemple, les RH gèrent géné­ra­le­ment les aspects admi­nis­tra­tifs du proces­sus. Dans la plupart des orga­ni­sa­tions, cepen­dant, les mana­gers assument la respon­sa­bi­lité de conce­voir et de mettre en œuvre des forma­tions spéci­fiques au poste de chaque nouvel employé. Ils sont égale­ment géné­ra­le­ment char­gés d’ai­der les nouveaux employés à s’in­té­grer à leurs équipes et de leur four­nir un soutien continu à l’in­té­gra­tion, si nécessaire.

Voici comment vous pouvez contri­buer à créer une expé­rience d’intégration plus fluide pour vos nouvelles recrues.

Préparez-les à leur rôle

En tant que mana­ger, vous connais­sez parfai­te­ment les exigences du poste et la dyna­mique de l’équipe qu’il rejoint. Pour que votre nouvel employé réus­sisse, vous devez vous assu­rer qu’il dispose des outils et des infor­ma­tions néces­saires dès son arrivée.

Préparez une descrip­tion de poste détaillée : ce docu­ment doit inclure toutes les tâches, respon­sa­bi­li­tés et attentes spéci­fiques que vous avez envers votre nouvel employé pour les trois premiers mois. Vous pouvez vous réfé­rer à la descrip­tion de poste utili­sée lors du recru­te­ment pour créer ce docu­ment, mais il est conseillé de l’af­fi­ner en fonc­tion des nouvelles infor­ma­tions dont vous dispo­sez. Cette étape est cruciale, car elle permet au nouvel employé de clari­fier son rôle et ce que l’on attend de lui. Elle sert égale­ment de point de réfé­rence pour les futures évalua­tions de performance.

Établissez des indi­ca­teurs de perfor­mance : Établissez des indi­ca­teurs de perfor­mance cohé­rents avec la descrip­tion de poste. Ces indi­ca­teurs doivent être mesu­rables, perti­nents et attei­gnables, comme la réus­site des diffé­rentes forma­tions, le respect des délais, le nombre de tâches accom­plies, etc. Ils doivent permettre au nouvel employé de comprendre clai­re­ment ce qu’est la réus­site dans son rôle. Ils doivent égale­ment vous aider à évaluer objec­ti­ve­ment ses perfor­mances et à lui four­nir un feed-back constructif.

Planifiez un programme de forma­tion progres­sif : Concevez un programme de forma­tion qui aide progres­si­ve­ment votre nouvel employé à comprendre ses respon­sa­bi­li­tés et à atteindre ses objec­tifs. Cela peut inclure une combi­nai­son de forma­tions en milieu de travail, d’ate­liers et de programmes de mento­rat. Cette étape est impor­tante car elle permet au nouvel employé de se fami­lia­ri­ser progres­si­ve­ment avec son rôle et ses respon­sa­bi­li­tés, rédui­sant ainsi le risque de débor­de­ment et renfor­çant sa confiance et ses compétences.

Le rythme de la forma­tion doit être adapté aux besoins d’ap­pren­tis­sage des employés au fur et à mesure de leur inté­gra­tion dans votre orga­ni­sa­tion. Au début, la majeure partie de leurs acti­vi­tés sera centrée sur la forma­tion, mais progres­si­ve­ment, ils consa­cre­ront davan­tage de temps à la forma­tion et en consa­cre­ront moins.

Veillez à adap­ter le plan­ning au rythme d’ap­pren­tis­sage du nouvel employé : certains apprennent plus vite, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps pour assi­mi­ler les nouvelles connais­sances. Ce plan­ning de forma­tion doit s’adap­ter natu­rel­le­ment au fil du temps au type de déve­lop­pe­ment profes­sion­nel que vous propo­sez à chaque employé.

Effectuez un suivi régu­lier : Prenez régu­liè­re­ment contact avec votre nouvel employé pour évaluer ses progrès, rele­ver les défis et lui appor­ter le soutien néces­saire. Cela peut prendre la forme de points hebdo­ma­daires ou de séances de feed-back. Un suivi régu­lier vous permet de résoudre rapi­de­ment les problèmes et de lui appor­ter un soutien continu, amélio­rant ainsi son expé­rience d’ap­pren­tis­sage et sa satis­fac­tion au travail. Ces points peuvent égale­ment vous permettre d’éva­luer l’ef­fi­ca­cité de votre approche de forma­tion et d’y appor­ter des modi­fi­ca­tions si nécessaire.

Lors de votre rencontre avec votre nouvelle recrue, vous pouvez lui demander :

• Comment vous adap­tez-vous à votre rôle ? Y a‑t-il des aspects que vous trou­vez difficiles ?
• Avez-vous le senti­ment d’avoir une compré­hen­sion claire de vos respon­sa­bi­li­tés et de vos attentes ?
• Y a‑t-il des domaines de votre travail dans lesquels vous pensez avoir besoin de plus de forma­tion ou de soutien ?
• Dans quelle mesure vous sentez-vous à l’aise avec la dyna­mique d’équipe et la culture d’entreprise ?
• Pensez-vous dispo­ser de toutes les ressources et de tous les outils néces­saires pour accom­plir votre travail efficacement ?
• Avez-vous des sugges­tions pour amélio­rer le proces­sus d’intégration en fonc­tion de votre expérience ?

Si votre employé soulève des inquié­tudes ou indique que le proces­sus d’in­té­gra­tion ne se déroule pas correc­te­ment, il est impor­tant de l’écou­ter atten­ti­ve­ment et de prendre ses plaintes au sérieux. Assurez-vous qu’il se sente entendu et compris et posez des ques­tions de clari­fi­ca­tion si néces­saire. Ensuite, expri­mez votre enga­ge­ment à répondre à ses préoc­cu­pa­tions. Vous pour­riez dire : « Je vous comprends. Vous dites que vous ne compre­nez toujours pas le fonc­tion­ne­ment de l’ou­til de paie­ment et qu’il vous est donc diffi­cile de soumettre votre note de frais. Merci de votre partage, et je deman­de­rai à vous faire une autre démonstration. »

Cette approche proac­tive démontre que vous appré­ciez leur contri­bu­tion et que vous êtes engagé dans leur réus­site au sein de l’organisation.

Aidez-les à s’intégrer à l’équipe

Les mana­gers jouent égale­ment un rôle essen­tiel dans l’intégration des nouvelles recrues dans leurs équipes et dans la forma­tion de leurs expé­riences et percep­tions initiales.

Favoriser le senti­ment d’ap­par­te­nance est un aspect essen­tiel de cette inté­gra­tion. Lorsque les employés ressentent un tel senti­ment, ils sont plus suscep­tibles d’être enga­gés et produc­tifs. Ils se sentent valo­ri­sés et compris, ce qui les motive à donner le meilleur d’eux-mêmes. Ce senti­ment d’ appar­te­nance favo­rise égale­ment consi­dé­ra­ble­ment la fidé­li­sa­tion des employés, car ils sont moins suscep­tibles de quit­ter une orga­ni­sa­tion où ils se sentent inté­grés à la commu­nauté et entre­tiennent des rela­tions posi­tives. De plus, un senti­ment d’ap­par­te­nance peut avoir un impact posi­tif sur le bien-être des employés. Les employés qui se sentent connec­tés et valo­ri­sés sont suscep­tibles d’éprou­ver une plus grande satis­fac­tion au travail et de réduire leur niveau de stress professionnel.

Comment pouvez-vous aider votre nouvel employé à déve­lop­per ce senti­ment d’appartenance ?

Organisez des acti­vi­tés de team buil­ding en présen­tiel ou virtuelles : ces acti­vi­tés peuvent aller des jeux aux ateliers virtuels, toutes visant à favo­ri­ser l’in­te­rac­tion et l’en­ga­ge­ment entre les membres de l’équipe. Vous pouvez égale­ment orga­ni­ser des moments de partage infor­mels sous forme de pauses-café ou de déjeu­ners virtuels ou en présen­tiel, où les membres de l’équipe peuvent échan­ger sur un plan person­nel, parta­ger leurs expé­riences et tisser des liens. Cela peut contri­buer à briser les barrières et permettre aux travailleurs à distance et hybrides de se sentir plus connec­tés à leurs collègues.

Associez les nouveaux employés à des membres expé­ri­men­tés de l’équipe : dési­gnez un membre de l’équipe comme mentor ou « ami » de réfé­rence pour votre nouvelle recrue. Ces collègues plus expé­ri­men­tés peuvent lui prodi­guer des conseils avisés pour s’adap­ter à la dyna­mique d’équipe et à la culture d’en­tre­prise. Ce mentor peut égale­ment l’orien­ter, répondre à ses ques­tions et lui appor­ter son soutien, lui permet­tant ainsi de se sentir accueilli et valorisé.

Créez un espace de réunion sécu­risé : les nouvelles recrues peuvent se taire, crai­gnant de manquer d’ex­pé­rience. Il est impor­tant de veiller à ce qu’elles se sentent suffi­sam­ment à l’aise pour expri­mer leurs points de vue. Cela dépend en partie de la dyna­mique de votre équipe et du niveau de sécu­rité psycho­lo­gique déjà en place. Vous pouvez égale­ment invi­ter direc­te­ment vos nouvelles recrues à expri­mer leurs opinions. Par exemple, vous pour­riez dire : « Écoutons quelques-unes de nos nouvelles recrues. Je suis sûr qu’il y a un point qui nous échappe, car nous travaillons sur ce produit depuis si long­temps. De nouvelles pers­pec­tives peuvent être très précieuses. »

Créer un senti­ment d’ap­par­te­nance et de commu­nauté peut s’avé­rer plus diffi­cile avec les travailleurs à distance et hybrides en raison de la distance physique. Votre objec­tif est de créer un envi­ron­ne­ment inclu­sif où les travailleurs à distance et hybrides se sentent aussi inté­grés à l’équipe que ceux qui sont physi­que­ment présents. En adop­tant ces mesures, vous vous assu­rez que tous les membres de l’équipe se sentent enten­dus, vus et valo­ri­sés, favo­ri­sant ainsi un fort senti­ment d’ap­par­te­nance et de communauté.

Remontez à bord si nécessaire

Même en consa­crant du temps et en réflé­chis­sant à la manière d’in­té­grer effi­ca­ce­ment un nouvel employé, vous n’y parvien­drez pas toujours. Chaque personne peut néces­si­ter des approches diffé­rentes ou une période d’in­té­gra­tion plus longue. En tant que nouveau mana­ger, il est essen­tiel de recon­naître les signes d’une inté­gra­tion inef­fi­cace afin de répondre aux besoins d’un employé avant qu’il ne soit trop tard. Ces signaux d’alarme se mani­festent souvent de diffé­rentes manières et peuvent avoir un impact signi­fi­ca­tif sur la perfor­mance et l’in­té­gra­tion de votre nouvel employé au sein de l’équipe :

L’employé est sous-perfor­mant : Si votre nouvelle recrue peine constam­ment à atteindre ses objec­tifs de perfor­mance malgré ses compé­tences et quali­fi­ca­tions requises, cela pour­rait être le signe d’une mauvaise inté­gra­tion. Vous pour­riez égale­ment consta­ter qu’elle répète les mêmes erreurs. S’il n’a pas été correc­te­ment inté­gré, il est probable qu’il ne comprenne pas plei­ne­ment son rôle, ses respon­sa­bi­li­tés ou les normes qu’il est censé respec­ter. Il se peut égale­ment qu’il ait reçu des infor­ma­tions diffi­ciles à comprendre.

Il semble désin­té­ressé ou démo­ti­vés : Un nouvel employé qui semble désen­gagé ou peu enthou­siaste peut se sentir perdu ou dépassé. Cela peut être dû à un manque de présen­ta­tion de l’équipe ou de la culture d’en­tre­prise. Il peut égale­ment avoir été exposé à trop d’in­for­ma­tions avec peu de temps pour les assi­mi­ler, et ne pas avoir d’ob­jec­tifs ni d’étapes clairs .

Il est souvent distant et seul : si votre nouvelle recrue a du mal à s’in­té­grer dans l’équipe ou à établir des rela­tions avec ses collègues, cela pour­rait indi­quer qu’elle n’a pas reçu suffi­sam­ment de soutien ou de conseils lors de son inté­gra­tion, ou qu’elle a simple­ment besoin d’un parte­naire pour l’ai­der à navi­guer dans l’équipe et la culture.

Il pose trop de ques­tions ou semble confus : Si votre nouvel employé pose fréquem­ment des ques­tions de base sur son rôle ou sur les proces­sus de l’en­tre­prise ou semble confus sur ce qui doit être fait et comment, cela peut signi­fier que le proces­sus d’in­té­gra­tion ne lui a pas fourni les infor­ma­tions nécessaires.

Ces signes peuvent appa­raître à tout moment, mais ils sont souvent plus visibles dès les premiers mois d’embauche. Si vous les remar­quez, envi­sa­gez de réin­té­grer votre nouvelle recrue. Vous pouvez igno­rer les tâches admi­nis­tra­tives et l’ac­cueil du premier jour, géné­ra­le­ment gérés par les RH, mais une forma­tion complé­men­taire spéci­fique à son poste pour­rait contri­buer à amélio­rer ses perfor­mances. Revoyez ensemble sa descrip­tion de poste, redé­fi­nis­sez de nouveaux objec­tifs et indi­ca­teurs de réus­site, et créez un espace de discus­sion ouvert où elle pourra poser ses ques­tions. Vous pouvez égale­ment plani­fier des réunions supplé­men­taires avec toute votre équipe pour renfor­cer la cama­ra­de­rie et le moral. Ce pour­rait égale­ment être l’oc­ca­sion de redé­fi­nir les normes de l’équipe et de vous assu­rer qu’au­cune dyna­mique toxique n’est en jeu.

Il peut sembler para­doxal de répé­ter les étapes du proces­sus d’in­té­gra­tion. Pourtant, les recherches montrent que la réin­té­gra­tion est effi­cace : les employés gagnent en concen­tra­tion (47 %), en dyna­misme (42 %), en produc­ti­vité (34 %) et en effi­ca­cité (33 %) après leur réin­té­gra­tion. De plus, la réin­té­gra­tion augmente la réten­tion des employés de 43 %.

En conclu­sion

Il est recom­mandé d’éva­luer et d’af­fi­ner conti­nuel­le­ment votre proces­sus d’in­té­gra­tion. Solliciter les retours des nouveaux employés, mener des enquêtes ou orga­ni­ser des groupes de discus­sion peut four­nir des infor­ma­tions précieuses sur les points forts et les points à amélio­rer. En répé­tant le proces­sus d’in­té­gra­tion en fonc­tion des retours, vous garan­tis­sez son effi­ca­cité et sa perti­nence, ce qui, in fine, améliore la satis­fac­tion et la réten­tion des employés.

Une expé­rience d’in­té­gra­tion réflé­chie et enga­geante est la clé de la réus­site des employés, en parti­cu­lier pour les travailleurs à distance et hybrides confron­tés à des défis uniques. En inves­tis­sant dans un proces­sus d’in­té­gra­tion complet et en offrant un soutien continu dans les domaines que vous maîtri­sez, comme la forma­tion spéci­fique à chaque poste et l’in­té­gra­tion des équipes, vous, en tant que jeune mana­ger, pouvez former une équipe moti­vée, bien formée et fidèle, prête à contri­buer à la crois­sance et à la réus­site de l’organisation.